Digitalisierung in kleinen und mittlere Unternehmen (KMU): Wie vorgehen und die Digitalisierung meistern? - Christian Golecki - Freelancer für IT Produktmanagement und Projektmanagement - Experte in der Entwicklung digitaler Produkte, Multiprojektmanagement und der Umsetzung komplexer Projekte.

Digitalisierung ist zu einem zentralen Thema für Unternehmen jeder Größe geworden. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen jedoch vor spezifischen Herausforderungen und Chancen. Wie sieht ein strukturierter Digitalisierungsansatz der Prozesse und IT-Infrastuktur für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aus?

In einer zunehmend vernetzten und digitalisierten Welt stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu modernisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Weg zur Digitalisierung ist jedoch kein linearer Prozess, sondern erfordert ein systematisches und iteratives Vorgehen. Die folgenden fünf Phasen bieten Unternehmen einen strukturierten Ansatz, um ihre Digitalisierungsbemühungen erfolgreich zu gestalten. Jeder Schritt hat ein spezifisches Ziel, das auf dem vorherigen aufbaut und einen klaren Rahmen für die nächste Phase schafft. So ermöglichen es die fünf Schritte, die komplexen Anforderungen der Digitalisierung in greifbare und umsetzbare Aufgaben zu zerlegen und den Transformationsprozess systematisch voranzutreiben.

Übersicht

1. Bestandsaufnahme – Identifikation von Optimierungspotenzialen.

2. Zieldefinition – Festlegung der Digitalisierungsziele

3. Strategieentwicklung – Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

4. Umsetzung Ziel – Konkrete Implementierung der Digitalisierungsmaßnahmen

5. Kontrolle und Anpassung Ziel: Überwachung der Digitalisierungsfortschritte und kontinuierliche Anpassung

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme ist das Fundament und der Ausgangspunkt aller Digitalisierungsbemühungen. Bevor sich ein Unternehmen auf den Weg der digitalen Transformation macht, muss es genau wissen, wo es steht. Ein tiefes und detailliertes Verständnis der aktuellen Situation ist nicht nur entscheidend für die Planung zukünftiger Schritte, sondern auch für die Identifizierung potenzieller Herausforderungen und Chancen, die sich während des Transformationsprozesses ergeben. Bei der Bestandsaufnahme geht es darum, die vorhandenen Technologien und Prozesse zu bewerten. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Hard- und Softwarelandschaft zu analysieren, sondern auch die menschliche Komponente – die Fähigkeiten und das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – einzubeziehen. Auch externe Faktoren wie Markttrends, Kundenanforderungen oder regulatorische Rahmenbedingungen können bei der Bestandsaufnahme relevante Einflüsse haben. Eine gründliche Bestandsaufnahme legt den Grundstein für eine erfolgreiche und nachhaltige digitale Transformation.

Vorhandene Technologien: Welche Soft- und Hardwarelösungen werden derzeit eingesetzt? Welche sind veraltet und welche noch zukunftsfähig?
Digitalisierungsgrad der Prozesse: Wie viele der aktuellen Geschäftsprozesse sind bereits digitalisiert? Wo gibt es manuelle oder papierbasierte Prozesse?
Datenmanagement: Wo sind die Daten gespeichert, wie werden sie verwaltet und in welchem Format liegen sie vor? Wie ist es um die Datenqualität bestellt?
Mitarbeiterkompetenzen: Welches Know-how haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Werkzeugen? Wo besteht Schulungsbedarf?
Schnittstellenproblematik: Welche Systeme und Anwendungen sind miteinander verknüpft? Gibt es Insellösungen, die nicht integriert sind?
IT-Sicherheit: Wie ist der aktuelle Stand der IT-Sicherheit? Bestehen Sicherheitslücken oder veraltete Sicherheitssysteme?
Kundeninteraktion: Wie interagiert der Kunde aktuell mit dem Unternehmen? Gibt es bereits digitale Touchpoints oder vorwiegend physische Interaktionen?
Lieferanten und externe Partner: Welche digitalen Prozesse und Schnittstellen gibt es im Umgang mit Lieferanten und anderen externen Partnern?
Kostenstruktur: Wie hoch sind die aktuellen Ausgaben für IT und digitale Lösungen? Wo entstehen unnötige Kosten durch ineffiziente Prozesse?
Unternehmenskultur: Wie steht die Belegschaft generell zur Digitalisierung? Gibt es Vorbehalte oder bereits eine offene Haltung gegenüber digitalen Veränderungen?

Diese Bestandsaufnahme liefert nicht nur ein klares Bild der Ist-Situation, sondern identifiziert auch Bereiche mit dringendem Handlungsbedarf und Potenzial für Digitalisierungsinitiativen. Es ist wichtig, diese Phase gründlich und unvoreingenommen durchzuführen, um eine solide Grundlage für die folgenden Schritte zu schaffen. Am Ende sollte eine priorisierte Liste der notwendigen Maßnahmen erstellt werden.

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